Motus Mediation hecht belang aan bescherming van uw privacy. De privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met (uw) persoonsgegevens, kunt u contact met onze officemanager opnemen via telefoon: 010 3032976 of e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Ook als u van oordeel bent dat Motus Mediation zich niet houdt aan de bepalingen die gelden op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen.
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zullen daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Dossier
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan ons verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant kunnen zijn voor de behandeling van uw zaak. Afhankelijk van het onderwerp van uw zaak kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die wij voor u verrichten. Naast uw contactgegevens gaat het om eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met ons opneemt via onze website, per e-mail, post of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Het dossier
Wij gebruiken de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van uw vraag of opdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens de behandeling door ons (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door hier schriftelijk (of via de e-mail) mee in te stemmen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van onze diensten, omdat Motus Mediation de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor uw zaak.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wij zullen dan geen gegevens meer van u verwerken en het dossier sluiten. Afgesloten dossiers worden door ons in een beveiligde omgeving gedurende de daarvoor gestelde wettelijke termijn opgeslagen en bewaard. Daarna worden de gegevens vernietigd. Voor de archivering van de dossiers worden uw persoonsgegevens tot dat moment bewaard.
Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Kerstkaart
Wij kunnen uw adres gebruiken om u een kerstkaart te sturen.
Analyse websitebezoekers
De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Het dossier
Wij bewaren het dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende de daarvoor gestelde wettelijke termijnen nadat het dossier gesloten is.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT-provider.Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan ons heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van ons de financiële administratie verricht.
Met de partijen die voor ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een door ons aangenomen opdracht, een klacht tegen ons indient die betrekking heeft op de behandeling van uw zaak, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan degenen die de klacht behandelen conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators. Uw gegevens worden door deze instantie en behandelaars vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet zonder uw voorafgaande toestemming aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens. b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn. c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of in de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Rotterdam, mei 2018